用友T6固定資產系統初始化的步驟與注意事項
文章導(dao)讀(du)：用友T6固定資產核算和管理系統與其他系統一樣，初始化都是一個重要的功能，它既將通用系統專用化，也是日后正常應用的基礎。初始化主要是錄入初始卡片在正式啟用固定資產系統進行核算前，必須將企業現有固定資產的卡片資
用友T6固定(ding)資產核算和管理系(xi)統(tong)與其他(ta)系(xi)統(tong)一(yi)樣，初(chu)始化都是(shi)一(yi)個重要的功能，它既將(jiang)通用系(xi)統(tong)專用化，也是(shi)日后(hou)正常應用的基(ji)礎。
初始化主要是(shi)錄入(ru)初始卡片(pian)
在正(zheng)式啟用(yong)固定資產(chan)系(xi)統進行核算前(qian)，必須將(jiang)企業現有固定資產(chan)的(de)卡片資料(liao)(liao)錄入系(xi)統，以保持歷(li)史資料(liao)(liao)的(de)連續性(xing)。這是一項十分重(zhong)要而(er)又艱巨(ju)的(de)任務。說(shuo)它(ta)重(zhong)要是因為(wei)如果不將(jiang)現有卡片全部錄入系(xi)統，軟件將(jiang)無法正(zheng)確計提折舊和(he)提供完整的(de)統汁資料(liao)(liao)。說(shuo)它(ta)艱巨(ju)則因為(wei)：
第一(yi)，一(yi)般(ban)企(qi)業的(de)(de)固(gu)定資(zi)(zi)產(chan)(chan)數量繁(fan)多，錄(lu)入(ru)工作量很大；第二(er)，原始卡片的(de)(de)資(zi)(zi)料(liao)往(wang)往(wang)不完整，例如，手工會計條件下(xia)一(yi)般(ban)按類折舊(jiu)，沒有單(dan)獨記錄(lu)每件資(zi)(zi)產(chan)(chan)的(de)(de)累計折舊(jiu)，錄(lu)入(ru)之前必(bi)須逐一(yi)確定每件資(zi)(zi)產(chan)(chan)的(de)(de)已提折舊(jiu)額。
在錄(lu)入初始卡片的過程中應該注意：
(1)與計提(ti)折舊有關的(de)(de)項目(mu)錄(lu)入后，不(bu)少軟件系統會自(zi)動按(an)照輸入的(de)(de)內容將本月應提(ti)的(de)(de)折舊額(e)顯示在(zai)“月折舊額(e)”項目(mu)內，會計人員可據此(ci)檢查是否有錄(lu)入錯誤(wu)。
(2)原值、累計(ji)(ji)(ji)折舊、累計(ji)(ji)(ji)工作量錄入的一(yi)定要是卡片錄入月(yue)月(yue)初的價值，否則將(jiang)會出(chu)現(xian)計(ji)(ji)(ji)算錯誤(wu)。
(3)已計提(ti)(ti)月份必須嚴格按照(zhao)該資產(chan)已經計提(ti)(ti)的月份數，不包括使用(yong)期(qi)間(jian)停用(yong)等(deng)不計提(ti)(ti)折舊的月份，否則不能正(zheng)確計算折舊。
(4)在輸入過程中操作員(yuan)可以對錯誤卡片進(jin)行必(bi)要的修改(gai)，這種(zhong)修改(gai)是無痕跡(ji)修改(gai)，即修改(gai)前的內容在任何查(cha)看狀態都(dou)將(jiang)不(bu)能看到。
最后必須強調，錄入初始卡片(pian)是系(xi)統初始化(hua)的一項內容，系(xi)統一旦正(zheng)式啟用(yong)，該項功能將被屏蔽，不能再用(yong)。
初始化主要包括以下(xia)幾個方面(mian)。
一、 建(jian)立(li)賬套
固定資(zi)產數(shu)據以賬(zhang)(zhang)套為(wei)單(dan)位(wei)進行管理，所(suo)以初始化的(de)(de)第(di)一(yi)(yi)步是(shi)建立賬(zhang)(zhang)套，并(bing)設置賬(zhang)(zhang)套參(can)(can)數(shu)。賬(zhang)(zhang)套參(can)(can)數(shu)主要(yao)包(bao)(bao)括啟用月份、折(zhe)(zhe)舊(jiu)(jiu)規(gui)(gui)則(ze)(ze)、編碼方(fang)案、財務接口以及其(qi)他一(yi)(yi)些約(yue)定或規(gui)(gui)則(ze)(ze)。其(qi)中(zhong)，折(zhe)(zhe)舊(jiu)(jiu)規(gui)(gui)則(ze)(ze)用于確(que)(que)定折(zhe)(zhe)舊(jiu)(jiu)匯總(zong)分(fen)配周期(qi)、是(shi)否(fou)月初折(zhe)(zhe)舊(jiu)(jiu)等(deng)；編碼方(fang)案包(bao)(bao)括確(que)(que)定資(zi)產、部門(men)等(deng)代碼的(de)(de)設置規(gui)(gui)則(ze)(ze)，例如(ru)，確(que)(que)定資(zi)產類別使用國(guo)家規(gui)(gui)定的(de)(de)4級(ji)6位(wei)編碼，即2—1—1—2分(fen)類編碼；財務接口用于確(que)(que)定與(yu)總(zong)賬(zhang)(zhang)的(de)(de)對(dui)賬(zhang)(zhang)科(ke)目、折(zhe)(zhe)舊(jiu)(jiu)科(ke)目等(deng)等(deng)。當(dang)然(ran)，這些參(can)(can)數(shu)在(zai)建賬(zhang)(zhang)完(wan)成(cheng)后(hou)一(yi)(yi)般是(shi)不(bu)能修改的(de)(de)，所(suo)以必(bi)須(xu)經過周密(mi)考慮之后(hou)正確(que)(que)確(que)(que)定。
二、 初始設置(zhi)
固定資(zi)產(chan)系統的初始設置主要包括資(zi)產(chan)類別、使用或保管部門、資(zi)產(chan)使用狀(zhuang)況、資(zi)產(chan)增減方(fang)式(shi)等等，其(qi)中還涉(she)及許多代碼信息，必須一一定義并輸(shu)入完整的數(shu)據資(zi)料(liao)。
1．資產(chan)類別設置
為(wei)了準(zhun)確(que)核算和(he)(he)統(tong)(tong)計固定(ding)(ding)資產(chan)，必須對(dui)固定(ding)(ding)資產(chan)進行科(ke)學分類(lei)(lei)。企業可根據自身的特點和(he)(he)管理(li)要(yao)求，確(que)定(ding)(ding)一個較為(wei)合理(li)的資產(chan)分類(lei)(lei)方(fang)法(fa)，并將設置內(nei)容輸入系統(tong)(tong)。資產(chan)類(lei)(lei)別設置可能包(bao)(bao)括許(xu)多內(nei)容，例如(ru)，包(bao)(bao)括類(lei)(lei)別編(bian)(bian)碼、名稱、使用年限(xian)、凈(jing)殘值率、計量(liang)單位(wei)、計提(ti)屬(shu)性(xing)、折舊方(fang)法(fa)、卡(ka)(ka)片樣式等等。資產(chan)類(lei)(lei)別編(bian)(bian)碼必須唯(wei)一，同(tong)一上級的類(lei)(lei)別名稱也不能相同(tong)，而且類(lei)(lei)別編(bian)(bian)碼、名稱、計提(ti)屬(shu)性(xing)、卡(ka)(ka)片樣式不能為(wei)空。
2．部門設置
固定資(zi)產(chan)的(de)使用、保管和維護都必須確定到具體部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)，部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)設(she)置即將所(suo)有可(ke)能涉(she)及的(de)部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)預(yu)先輸入系統(tong)，以便引(yin)用。部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)檔案(an)一般(ban)包含(han)部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)編(bian)(bian)碼(ma)、名稱(cheng)、負責人、部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)屬性等信(xin)息(xi)。必須按照建賬(zhang)時定義的(de)部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)編(bian)(bian)碼(ma)規則給(gei)部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)編(bian)(bian)碼(ma)，許多(duo)系統(tong)都采(cai)用分級編(bian)(bian)碼(ma)，編(bian)(bian)碼(ma)不(bu)能省(sheng)略(lve)而且必須唯一，部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)名稱(cheng)也必須錄入。部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)屬性可(ke)包括電話、地(di)址、備注(zhu)、負責人等輔(fu)
助(zhu)信(xin)息。
3．折舊科目設置
資(zi)產(chan)計(ji)提折舊(jiu)(jiu)(jiu)后必(bi)須把折舊(jiu)(jiu)(jiu)歸(gui)人成本(ben)或費(fei)(fei)用(yong)，所以(yi)(yi)(yi)在初始化時(shi)必(bi)須設定折舊(jiu)(jiu)(jiu)科目(mu)，以(yi)(yi)(yi)便每月(yue)計(ji)提折舊(jiu)(jiu)(jiu)之(zhi)后系統能(neng)按此科目(mu)自(zi)動(dong)編(bian)制轉賬憑證(zheng)。在實際工作中有些企業是按部門歸(gui)集折舊(jiu)(jiu)(jiu)費(fei)(fei)用(yong)的(de)(de)，即一個部門內的(de)(de)資(zi)產(chan)的(de)(de)折舊(jiu)(jiu)(jiu)費(fei)(fei)用(yong)將歸(gui)集到一個固定的(de)(de)科目(mu)，這時(shi)可(ke)以(yi)(yi)(yi)指(zhi)定部門與折舊(jiu)(jiu)(jiu)科目(mu)的(de)(de)對(dui)應關系。例如(ru)，管理(li)部門的(de)(de)設備如(ru)果指(zhi)定折舊(jiu)(jiu)(jiu)科目(mu)為“管理(li)費(fei)(fei)用(yong)——折舊(jiu)(jiu)(jiu) 費(fei)(fei)”，則每月(yue)計(ji)提折舊(jiu)(jiu)(jiu)時(shi)作如(ru)下分錄(lu)：
借(jie)：管理費用(yong)——折舊費
貸：累計(ji)折舊(jiu)
同樣，如果生產部門(men)的設(she)備折(zhe)(zhe)舊(jiu)科(ke)目指定為(wei)“制造費用——折(zhe)(zhe)舊(jiu)費”，則每月計提折(zhe)(zhe)舊(jiu)時作如下分錄：
借：制造費(fei)用——折舊(jiu)費(fei)
貸(dai)：累計(ji)折舊
當然，也有些企業是按資產(chan)類別(bie)分(fen)攤(tan)計提折(zhe)舊費(fei)用的(de)，甚至完全沒有規(gui)律(lv)，即同(tong)一(yi)個部門、同(tong)一(yi)類資產(chan)的(de)折(zhe)舊費(fei)用可能分(fen)攤(tan)到不同(tong)的(de)科(ke)目，這時就必須逐一(yi)指(zhi)定資產(chan)的(de)折(zhe)舊科(ke)目。
4.固定(ding)資產增減方式的(de)設(she)置
固(gu)定資(zi)(zi)產(chan)(chan)增(zeng)加和減(jian)(jian)少都有若(ruo)干種不同的(de)情(qing)況，設置增(zeng)減(jian)(jian)方式(shi)(shi)正是為了區(qu)分資(zi)(zi)產(chan)(chan)增(zeng)加的(de)來源和減(jian)(jian)少的(de)原(yuan)因(yin)，用以確定資(zi)(zi)產(chan)(chan)計價和處(chu)理的(de)原(yuan)則，并可分別(bie)對(dui)增(zeng)減(jian)(jian)進行匯總管理。企業資(zi)(zi)產(chan)(chan)增(zeng)加的(de)方式(shi)(shi)主要有直接購買、投(tou)資(zi)(zi)者投(tou)入、捐贈、盤(pan)盈、在(zai)建工程轉(zhuan)入、融資(zi)(zi)租人(ren)等等；
減少的方(fang)式(shi)主要有出(chu)售(shou)、盤(pan)虧、投資轉出(chu)、捐贈轉出(chu)、報廢、毀損(sun)、融(rong)資租(zu)出(chu)等。
5.固定資(zi)產使用善狀況設置
固定資(zi)產使用(yong)(yong)(yong)狀況(kuang)與(yu)資(zi)產核(he)算(suan)和管(guan)理密切相關(guan)，不僅影(ying)響到正(zheng)確計(ji)算(suan)和計(ji)提折(zhe)舊(jiu)，而(er)且企業也需要按固定資(zi)產的使用(yong)(yong)(yong)情況(kuang)進行統(tong)計(ji)，以(yi)了解和提高資(zi)產的利用(yong)(yong)(yong)效率。資(zi)產的使用(yong)(yong)(yong)狀況(kuang)主(zhu)要有：在(zai)用(yong)(yong)(yong)、季節性停(ting)(ting)用(yong)(yong)(yong)、經營性出租、大修理停(ting)(ting)用(yong)(yong)(yong)、不需用(yong)(yong)(yong)、來使用(yong)(yong)(yong)等。
6.固定資產折舊方法的設(she)置
設置(zhi)固定(ding)(ding)資(zi)產折(zhe)舊(jiu)(jiu)方法(fa)是系(xi)統自動計(ji)算折(zhe)舊(jiu)(jiu)的基礎。如前所(suo)述，固定(ding)(ding)資(zi)產的折(zhe)舊(jiu)(jiu)方法(fa)主要有平均年(nian)(nian)限(xian)法(fa)即(ji)直線法(fa)、工作量法(fa)、雙倍余額遞減法(fa)和年(nian)(nian)數總和法(fa)即(ji)合計(ji)年(nian)(nian)限(xian)法(fa)，此外，有些系(xi)統還提供(gong)自定(ding)(ding)義(yi)折(zhe)舊(jiu)(jiu)法(fa)和不折(zhe)舊(jiu)(jiu)的選擇。
三(san)、 裝入固定資產初始(shi)卡(ka)片
1．固定資產(chan)卡片結構
通用固定資(zi)(zi)產卡片包括資(zi)(zi)產編號(hao)、資(zi)(zi)產名(ming)稱、類(lei)別編號(hao)、規(gui)格型號(hao)、所屬部門、增加方式(shi)、存放地點、使用狀況、使用年(nian)限(xian)、折(zhe)(zhe)舊(jiu)方法、啟(qi)用日期、已折(zhe)(zhe)舊(jiu)月(yue)份、幣種、原值、凈(jing)殘值率、凈(jing)殘值、累計折(zhe)(zhe)舊(jiu)、月(yue)折(zhe)(zhe)舊(jiu)率、月(yue)折(zhe)(zhe)舊(jiu)額、對(dui)應折(zhe)(zhe)舊(jiu)科(ke)目。
此外，企業還可以(yi)根據實際(ji)情況自行(xing)增加一些項目。例(li)如，車牌照號、出廠日期、電話、號碼(ma)、公司名(ming)稱、技術(shu)參數、技術(shu)資料編(bian)號、建筑承包商(shang)、生產廠商(shang)等等。增加項目之(zhi)后還可以(yi)進(jin)行(xing)卡片(pian)設計，根據企業需要設計出具有特色的卡片(pian)。
固定資產卡片字(zi)段不少都可顧名(ming)思義，所以下面只對其中幾個主要項(xiang)目作簡單介紹。
(1)資(zi)產編號(hao)：資(zi)產編號(hao)是具有(you)唯一性的(de)確(que)定每項資(zi)產的(de)編號(hao)，一般采(cai)用分組(zu)碼。
(2)增加方(fang)式：用于(yu)區分(fen)(fen)固(gu)定資(zi)產的(de)來(lai)源(yuan)。如上(shang)所述，固(gu)定資(zi)產按來(lai)源(yuan)可分(fen)(fen)為直(zhi)接購買、投(tou)資(zi)者投(tou)入(ru)(ru)、捐贈、盤盈(ying)、在建工程(cheng)轉入(ru)(ru)、融(rong)資(zi)租入(ru)(ru)等。
(3)所屑部門：即對固定資產保管使(shi)用的(de)(de)部門。對于要(yao)進行(xing)車間核算的(de)(de)企業它(ta)是(shi)明確(que)折舊費(fei)(fei)用分配的(de)(de)一個重要(yao)依據，因為折舊費(fei)(fei)可以先轉入車間制造費(fei)(fei)用，再(zai)分配到(dao)具(ju)體產品。
(4)使(shi)用(yong)狀況：用(yong)于區(qu)分固定資(zi)產的(de)使(shi)用(yong)狀態，既是(shi)統(tong)計的(de)關鍵字(zi)，也是(shi)一項固定資(zi)產是(shi)否(fou)計提(ti)折(zhe)舊的(de)依(yi)據(ju)。
(5)折舊方法：確定對于某一(yi)項固定資(zi)產到底采用什么方法計(ji)算折舊。
(6)啟(qi)用(yong)日(ri)期(qi)：即固定資產開(kai)始(shi)使用(yong)的(de)日(ri)期(qi)，系統將從這個(ge)日(ri)期(qi)開(kai)始(shi)自動(dong)計算已計提(ti)折舊的(de)月份。
(7)原值(zhi)和累計折舊：原值(zhi)即(ji)記錄入賬的價值(zhi)；累計折舊用(yong)于(yu)登記已經提取折舊的累計額。據此可以(yi)計算固定資產的凈(jing)值(zhi)。
(8)對應折舊科目(mu)：指該項(xiang)固定資產在每月計(ji)提折舊時的(de)借方(fang)科目(mu)，系統(tong)將根據該項(xiang)設(she)置，每月自動(dong)編制(zhi)固定資產折舊轉賬(zhang)憑證。
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初始化主要是(shi)錄入(ru)初始卡片(pian)
在正(zheng)式啟用(yong)固定資產(chan)系(xi)統進行核算前(qian)，必須將(jiang)企業現有固定資產(chan)的(de)卡片資料(liao)(liao)錄入系(xi)統，以保持歷(li)史資料(liao)(liao)的(de)連續性(xing)。這是一項十分重(zhong)要而(er)又艱巨(ju)的(de)任務。說(shuo)它(ta)重(zhong)要是因為(wei)如果不將(jiang)現有卡片全部錄入系(xi)統，軟件將(jiang)無法正(zheng)確計提折舊和(he)提供完整的(de)統汁資料(liao)(liao)。說(shuo)它(ta)艱巨(ju)則因為(wei)：
第一(yi)，一(yi)般(ban)企(qi)業的(de)(de)固(gu)定資(zi)(zi)產(chan)(chan)數量繁(fan)多，錄(lu)入(ru)工作量很大；第二(er)，原始卡片的(de)(de)資(zi)(zi)料(liao)往(wang)往(wang)不完整，例如，手工會計條件下(xia)一(yi)般(ban)按類折舊(jiu)，沒有單(dan)獨記錄(lu)每件資(zi)(zi)產(chan)(chan)的(de)(de)累計折舊(jiu)，錄(lu)入(ru)之前必(bi)須逐一(yi)確定每件資(zi)(zi)產(chan)(chan)的(de)(de)已提折舊(jiu)額。
在錄(lu)入初始卡片的過程中應該注意：
(1)與計提(ti)折舊有關的(de)(de)項目(mu)錄(lu)入后，不(bu)少軟件系統會自(zi)動按(an)照輸入的(de)(de)內容將本月應提(ti)的(de)(de)折舊額(e)顯示在(zai)“月折舊額(e)”項目(mu)內，會計人員可據此(ci)檢查是否有錄(lu)入錯誤(wu)。
(2)原值、累計(ji)(ji)(ji)折舊、累計(ji)(ji)(ji)工作量錄入的一(yi)定要是卡片錄入月(yue)月(yue)初的價值，否則將(jiang)會出(chu)現(xian)計(ji)(ji)(ji)算錯誤(wu)。
(3)已計提(ti)(ti)月份必須嚴格按照(zhao)該資產(chan)已經計提(ti)(ti)的月份數，不包括使用(yong)期(qi)間(jian)停用(yong)等(deng)不計提(ti)(ti)折舊的月份，否則不能正(zheng)確計算折舊。
(4)在輸入過程中操作員(yuan)可以對錯誤卡片進(jin)行必(bi)要的修改(gai)，這種(zhong)修改(gai)是無痕跡(ji)修改(gai)，即修改(gai)前的內容在任何查(cha)看狀態都(dou)將(jiang)不(bu)能看到。
最后必須強調，錄入初始卡片(pian)是系(xi)統初始化(hua)的一項內容，系(xi)統一旦正(zheng)式啟用(yong)，該項功能將被屏蔽，不能再用(yong)。
初始化主要包括以下(xia)幾個方面(mian)。
一、 建(jian)立(li)賬套
固定資(zi)產數(shu)據以賬(zhang)(zhang)套為(wei)單(dan)位(wei)進行管理，所(suo)以初始化的(de)(de)第(di)一(yi)(yi)步是(shi)建立賬(zhang)(zhang)套，并(bing)設置賬(zhang)(zhang)套參(can)(can)數(shu)。賬(zhang)(zhang)套參(can)(can)數(shu)主要(yao)包(bao)(bao)括啟用月份、折(zhe)(zhe)舊(jiu)(jiu)規(gui)(gui)則(ze)(ze)、編碼方(fang)案、財務接口以及其(qi)他一(yi)(yi)些約(yue)定或規(gui)(gui)則(ze)(ze)。其(qi)中(zhong)，折(zhe)(zhe)舊(jiu)(jiu)規(gui)(gui)則(ze)(ze)用于確(que)(que)定折(zhe)(zhe)舊(jiu)(jiu)匯總(zong)分(fen)配周期(qi)、是(shi)否(fou)月初折(zhe)(zhe)舊(jiu)(jiu)等(deng)；編碼方(fang)案包(bao)(bao)括確(que)(que)定資(zi)產、部門(men)等(deng)代碼的(de)(de)設置規(gui)(gui)則(ze)(ze)，例如(ru)，確(que)(que)定資(zi)產類別使用國(guo)家規(gui)(gui)定的(de)(de)4級(ji)6位(wei)編碼，即2—1—1—2分(fen)類編碼；財務接口用于確(que)(que)定與(yu)總(zong)賬(zhang)(zhang)的(de)(de)對(dui)賬(zhang)(zhang)科(ke)目、折(zhe)(zhe)舊(jiu)(jiu)科(ke)目等(deng)等(deng)。當(dang)然(ran)，這些參(can)(can)數(shu)在(zai)建賬(zhang)(zhang)完(wan)成(cheng)后(hou)一(yi)(yi)般是(shi)不(bu)能修改的(de)(de)，所(suo)以必(bi)須(xu)經過周密(mi)考慮之后(hou)正確(que)(que)確(que)(que)定。
二、 初始設置(zhi)
固定資(zi)產(chan)系統的初始設置主要包括資(zi)產(chan)類別、使用或保管部門、資(zi)產(chan)使用狀(zhuang)況、資(zi)產(chan)增減方(fang)式(shi)等等，其(qi)中還涉(she)及許多代碼信息，必須一一定義并輸(shu)入完整的數(shu)據資(zi)料(liao)。
1．資產(chan)類別設置
為(wei)了準(zhun)確(que)核算和(he)(he)統(tong)(tong)計固定(ding)(ding)資產(chan)，必須對(dui)固定(ding)(ding)資產(chan)進行科(ke)學分類(lei)(lei)。企業可根據自身的特點和(he)(he)管理(li)要(yao)求，確(que)定(ding)(ding)一個較為(wei)合理(li)的資產(chan)分類(lei)(lei)方(fang)法(fa)，并將設置內(nei)容輸入系統(tong)(tong)。資產(chan)類(lei)(lei)別設置可能包(bao)(bao)括許(xu)多內(nei)容，例如(ru)，包(bao)(bao)括類(lei)(lei)別編(bian)(bian)碼、名稱、使用年限(xian)、凈(jing)殘值率、計量(liang)單位(wei)、計提(ti)屬(shu)性(xing)、折舊方(fang)法(fa)、卡(ka)(ka)片樣式等等。資產(chan)類(lei)(lei)別編(bian)(bian)碼必須唯(wei)一，同(tong)一上級的類(lei)(lei)別名稱也不能相同(tong)，而且類(lei)(lei)別編(bian)(bian)碼、名稱、計提(ti)屬(shu)性(xing)、卡(ka)(ka)片樣式不能為(wei)空。
2．部門設置
固定資(zi)產(chan)的(de)使用、保管和維護都必須確定到具體部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)，部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)設(she)置即將所(suo)有可(ke)能涉(she)及的(de)部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)預(yu)先輸入系統(tong)，以便引(yin)用。部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)檔案(an)一般(ban)包含(han)部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)編(bian)(bian)碼(ma)、名稱(cheng)、負責人、部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)屬性等信(xin)息(xi)。必須按照建賬(zhang)時定義的(de)部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)編(bian)(bian)碼(ma)規則給(gei)部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)編(bian)(bian)碼(ma)，許多(duo)系統(tong)都采(cai)用分級編(bian)(bian)碼(ma)，編(bian)(bian)碼(ma)不(bu)能省(sheng)略(lve)而且必須唯一，部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)名稱(cheng)也必須錄入。部(bu)(bu)(bu)(bu)(bu)門(men)屬性可(ke)包括電話、地(di)址、備注(zhu)、負責人等輔(fu)
助(zhu)信(xin)息。
3．折舊科目設置
資(zi)產(chan)計(ji)提折舊(jiu)(jiu)(jiu)后必(bi)須把折舊(jiu)(jiu)(jiu)歸(gui)人成本(ben)或費(fei)(fei)用(yong)，所以(yi)(yi)(yi)在初始化時(shi)必(bi)須設定折舊(jiu)(jiu)(jiu)科目(mu)，以(yi)(yi)(yi)便每月(yue)計(ji)提折舊(jiu)(jiu)(jiu)之(zhi)后系統能(neng)按此科目(mu)自(zi)動(dong)編(bian)制轉賬憑證(zheng)。在實際工作中有些企業是按部門歸(gui)集折舊(jiu)(jiu)(jiu)費(fei)(fei)用(yong)的(de)(de)，即一個部門內的(de)(de)資(zi)產(chan)的(de)(de)折舊(jiu)(jiu)(jiu)費(fei)(fei)用(yong)將歸(gui)集到一個固定的(de)(de)科目(mu)，這時(shi)可(ke)以(yi)(yi)(yi)指(zhi)定部門與折舊(jiu)(jiu)(jiu)科目(mu)的(de)(de)對(dui)應關系。例如(ru)，管理(li)部門的(de)(de)設備如(ru)果指(zhi)定折舊(jiu)(jiu)(jiu)科目(mu)為“管理(li)費(fei)(fei)用(yong)——折舊(jiu)(jiu)(jiu) 費(fei)(fei)”，則每月(yue)計(ji)提折舊(jiu)(jiu)(jiu)時(shi)作如(ru)下分錄(lu)：
借(jie)：管理費用(yong)——折舊費
貸：累計(ji)折舊(jiu)
同樣，如果生產部門(men)的設(she)備折(zhe)(zhe)舊(jiu)科(ke)目指定為(wei)“制造費用——折(zhe)(zhe)舊(jiu)費”，則每月計提折(zhe)(zhe)舊(jiu)時作如下分錄：
借：制造費(fei)用——折舊(jiu)費(fei)
貸(dai)：累計(ji)折舊
當然，也有些企業是按資產(chan)類別(bie)分(fen)攤(tan)計提折(zhe)舊費(fei)用的(de)，甚至完全沒有規(gui)律(lv)，即同(tong)一(yi)個部門、同(tong)一(yi)類資產(chan)的(de)折(zhe)舊費(fei)用可能分(fen)攤(tan)到不同(tong)的(de)科(ke)目，這時就必須逐一(yi)指(zhi)定資產(chan)的(de)折(zhe)舊科(ke)目。
4.固定(ding)資產增減方式的(de)設(she)置
固(gu)定資(zi)(zi)產(chan)(chan)增(zeng)加和減(jian)(jian)少都有若(ruo)干種不同的(de)情(qing)況，設置增(zeng)減(jian)(jian)方式(shi)(shi)正是為了區(qu)分資(zi)(zi)產(chan)(chan)增(zeng)加的(de)來源和減(jian)(jian)少的(de)原(yuan)因(yin)，用以確定資(zi)(zi)產(chan)(chan)計價和處(chu)理的(de)原(yuan)則，并可分別(bie)對(dui)增(zeng)減(jian)(jian)進行匯總管理。企業資(zi)(zi)產(chan)(chan)增(zeng)加的(de)方式(shi)(shi)主要有直接購買、投(tou)資(zi)(zi)者投(tou)入、捐贈、盤(pan)盈、在(zai)建工程轉(zhuan)入、融資(zi)(zi)租人(ren)等等；
減少的方(fang)式(shi)主要有出(chu)售(shou)、盤(pan)虧、投資轉出(chu)、捐贈轉出(chu)、報廢、毀損(sun)、融(rong)資租(zu)出(chu)等。
5.固定資(zi)產使用善狀況設置
固定資(zi)產使用(yong)(yong)(yong)狀況(kuang)與(yu)資(zi)產核(he)算(suan)和管(guan)理密切相關(guan)，不僅影(ying)響到正(zheng)確計(ji)算(suan)和計(ji)提折(zhe)舊(jiu)，而(er)且企業也需要按固定資(zi)產的使用(yong)(yong)(yong)情況(kuang)進行統(tong)計(ji)，以(yi)了解和提高資(zi)產的利用(yong)(yong)(yong)效率。資(zi)產的使用(yong)(yong)(yong)狀況(kuang)主(zhu)要有：在(zai)用(yong)(yong)(yong)、季節性停(ting)(ting)用(yong)(yong)(yong)、經營性出租、大修理停(ting)(ting)用(yong)(yong)(yong)、不需用(yong)(yong)(yong)、來使用(yong)(yong)(yong)等。
6.固定資產折舊方法的設(she)置
設置(zhi)固定(ding)(ding)資(zi)產折(zhe)舊(jiu)(jiu)方法(fa)是系(xi)統自動計(ji)算折(zhe)舊(jiu)(jiu)的基礎。如前所(suo)述，固定(ding)(ding)資(zi)產的折(zhe)舊(jiu)(jiu)方法(fa)主要有平均年(nian)(nian)限(xian)法(fa)即(ji)直線法(fa)、工作量法(fa)、雙倍余額遞減法(fa)和年(nian)(nian)數總和法(fa)即(ji)合計(ji)年(nian)(nian)限(xian)法(fa)，此外，有些系(xi)統還提供(gong)自定(ding)(ding)義(yi)折(zhe)舊(jiu)(jiu)法(fa)和不折(zhe)舊(jiu)(jiu)的選擇。
三(san)、 裝入固定資產初始(shi)卡(ka)片
1．固定資產(chan)卡片結構
通用固定資(zi)(zi)產卡片包括資(zi)(zi)產編號(hao)、資(zi)(zi)產名(ming)稱、類(lei)別編號(hao)、規(gui)格型號(hao)、所屬部門、增加方式(shi)、存放地點、使用狀況、使用年(nian)限(xian)、折(zhe)(zhe)舊(jiu)方法、啟(qi)用日期、已折(zhe)(zhe)舊(jiu)月(yue)份、幣種、原值、凈(jing)殘值率、凈(jing)殘值、累計折(zhe)(zhe)舊(jiu)、月(yue)折(zhe)(zhe)舊(jiu)率、月(yue)折(zhe)(zhe)舊(jiu)額、對(dui)應折(zhe)(zhe)舊(jiu)科(ke)目。
此外，企業還可以(yi)根據實際(ji)情況自行(xing)增加一些項目。例(li)如，車牌照號、出廠日期、電話、號碼(ma)、公司名(ming)稱、技術(shu)參數、技術(shu)資料編(bian)號、建筑承包商(shang)、生產廠商(shang)等等。增加項目之(zhi)后還可以(yi)進(jin)行(xing)卡片(pian)設計，根據企業需要設計出具有特色的卡片(pian)。
固定資產卡片字(zi)段不少都可顧名(ming)思義，所以下面只對其中幾個主要項(xiang)目作簡單介紹。
(1)資(zi)產編號(hao)：資(zi)產編號(hao)是具有(you)唯一性的(de)確(que)定每項資(zi)產的(de)編號(hao)，一般采(cai)用分組(zu)碼。
(2)增加方(fang)式：用于(yu)區分(fen)(fen)固(gu)定資(zi)產的(de)來(lai)源(yuan)。如上(shang)所述，固(gu)定資(zi)產按來(lai)源(yuan)可分(fen)(fen)為直(zhi)接購買、投(tou)資(zi)者投(tou)入(ru)(ru)、捐贈、盤盈(ying)、在建工程(cheng)轉入(ru)(ru)、融(rong)資(zi)租入(ru)(ru)等。
(3)所屑部門：即對固定資產保管使(shi)用的(de)(de)部門。對于要(yao)進行(xing)車間核算的(de)(de)企業它(ta)是(shi)明確(que)折舊費(fei)(fei)用分配的(de)(de)一個重要(yao)依據，因為折舊費(fei)(fei)可以先轉入車間制造費(fei)(fei)用，再(zai)分配到(dao)具(ju)體產品。
(4)使(shi)用(yong)狀況：用(yong)于區(qu)分固定資(zi)產的(de)使(shi)用(yong)狀態，既是(shi)統(tong)計的(de)關鍵字(zi)，也是(shi)一項固定資(zi)產是(shi)否(fou)計提(ti)折(zhe)舊的(de)依(yi)據(ju)。
(5)折舊方法：確定對于某一(yi)項固定資(zi)產到底采用什么方法計(ji)算折舊。
(6)啟(qi)用(yong)日(ri)期(qi)：即固定資產開(kai)始(shi)使用(yong)的(de)日(ri)期(qi)，系統將從這個(ge)日(ri)期(qi)開(kai)始(shi)自動(dong)計算已計提(ti)折舊的(de)月份。
(7)原值(zhi)和累計折舊：原值(zhi)即(ji)記錄入賬的價值(zhi)；累計折舊用(yong)于(yu)登記已經提取折舊的累計額。據此可以(yi)計算固定資產的凈(jing)值(zhi)。
(8)對應折舊科目(mu)：指該項(xiang)固定資產在每月計(ji)提折舊時的(de)借方(fang)科目(mu)，系統(tong)將根據該項(xiang)設(she)置，每月自動(dong)編制(zhi)固定資產折舊轉賬(zhang)憑證。
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