用友T6固定資產系統初始化的步驟與注意事項
文章導讀：用友T6固定資產核算和管理系統與其他系統一樣，初始化都是一個重要的功能，它既將通用系統專用化，也是日后正常應用的基礎。初始化主要是錄入初始卡片在正式啟用固定資產系統進行核算前，必須將企業現有固定資產的卡片資
用友T6固定資(zi)產核算和管理系(xi)統(tong)與其他(ta)系(xi)統(tong)一樣，初(chu)始(shi)化都是一個重(zhong)要(yao)的(de)(de)功(gong)能，它(ta)既(ji)將通用系(xi)統(tong)專(zhuan)用化，也是日(ri)后正(zheng)常應用的(de)(de)基礎(chu)。
初(chu)始(shi)化主要是錄(lu)入(ru)初(chu)始(shi)卡片
在(zai)正(zheng)式啟用固定(ding)資(zi)(zi)產(chan)系(xi)統(tong)進行核算前，必須將企業現有固定(ding)資(zi)(zi)產(chan)的(de)卡片(pian)資(zi)(zi)料錄(lu)入(ru)系(xi)統(tong)，以保持歷史資(zi)(zi)料的(de)連(lian)續性(xing)。這是(shi)一項十(shi)分重(zhong)要而又艱巨(ju)的(de)任務(wu)。說(shuo)它重(zhong)要是(shi)因為(wei)如果不將現有卡片(pian)全部錄(lu)入(ru)系(xi)統(tong)，軟件將無(wu)法正(zheng)確計提折舊和(he)提供完整的(de)統(tong)汁資(zi)(zi)料。說(shuo)它艱巨(ju)則因為(wei)：
第一(yi)，一(yi)般(ban)企業的固(gu)定資(zi)產數量繁多，錄(lu)(lu)入工作量很大；第二，原始卡片的資(zi)料往往不完整(zheng)，例如，手工會計條(tiao)件下(xia)一(yi)般(ban)按類折舊(jiu)(jiu)，沒有單獨記錄(lu)(lu)每件資(zi)產的累計折舊(jiu)(jiu)，錄(lu)(lu)入之(zhi)前必(bi)須(xu)逐(zhu)一(yi)確定每件資(zi)產的已(yi)提折舊(jiu)(jiu)額。
在錄(lu)入初始卡(ka)片的過程中(zhong)應該注(zhu)意：
(1)與計提折(zhe)舊(jiu)有(you)(you)關的(de)(de)項(xiang)目(mu)錄(lu)入后，不少軟件系統會自(zi)動按(an)照輸入的(de)(de)內容將本月(yue)(yue)應提的(de)(de)折(zhe)舊(jiu)額顯示在“月(yue)(yue)折(zhe)舊(jiu)額”項(xiang)目(mu)內，會計人員可據此檢(jian)查是否有(you)(you)錄(lu)入錯誤。
(2)原值、累計折舊、累計工(gong)作量錄(lu)(lu)入的(de)一定要(yao)是(shi)卡片錄(lu)(lu)入月月初的(de)價值，否(fou)則將會(hui)出現計算錯誤。
(3)已計提(ti)月(yue)份(fen)必(bi)須嚴格按照該(gai)資產已經計提(ti)的(de)月(yue)份(fen)數，不包括使用期間停(ting)用等不計提(ti)折舊的(de)月(yue)份(fen)，否(fou)則不能正確(que)計算折舊。
(4)在(zai)輸入過(guo)程中操作員可以對錯誤(wu)卡片(pian)進行必要的(de)修改(gai)，這種(zhong)修改(gai)是無痕跡修改(gai)，即修改(gai)前的(de)內容在(zai)任何查看狀態都將(jiang)不能看到。
最后必(bi)須強調(diao)，錄入初始(shi)卡片(pian)是系統(tong)初始(shi)化的一項內容，系統(tong)一旦正式啟用，該項功能將被屏蔽，不能再用。
初始(shi)化主要(yao)包括以下(xia)幾(ji)個方(fang)面。
一、 建立賬套
固定(ding)(ding)(ding)(ding)資產數據以賬套為單(dan)位(wei)進(jin)行管理，所(suo)(suo)以初(chu)始化的(de)第(di)一步(bu)是(shi)建(jian)(jian)立(li)賬套，并(bing)設置賬套參數。賬套參數主要包括啟用(yong)月(yue)(yue)份、折(zhe)(zhe)舊(jiu)(jiu)規(gui)則、編(bian)碼(ma)方案、財務接口以及(ji)其他一些約定(ding)(ding)(ding)(ding)或規(gui)則。其中(zhong)，折(zhe)(zhe)舊(jiu)(jiu)規(gui)則用(yong)于確(que)(que)定(ding)(ding)(ding)(ding)折(zhe)(zhe)舊(jiu)(jiu)匯(hui)總分(fen)配周期、是(shi)否月(yue)(yue)初(chu)折(zhe)(zhe)舊(jiu)(jiu)等(deng)(deng)；編(bian)碼(ma)方案包括確(que)(que)定(ding)(ding)(ding)(ding)資產、部門等(deng)(deng)代碼(ma)的(de)設置規(gui)則，例如，確(que)(que)定(ding)(ding)(ding)(ding)資產類別使用(yong)國家規(gui)定(ding)(ding)(ding)(ding)的(de)4級(ji)6位(wei)編(bian)碼(ma)，即(ji)2—1—1—2分(fen)類編(bian)碼(ma)；財務接口用(yong)于確(que)(que)定(ding)(ding)(ding)(ding)與總賬的(de)對賬科目(mu)、折(zhe)(zhe)舊(jiu)(jiu)科目(mu)等(deng)(deng)等(deng)(deng)。當(dang)然(ran)，這些參數在建(jian)(jian)賬完成后一般是(shi)不能修改的(de)，所(suo)(suo)以必須(xu)經(jing)過周密考慮之后正確(que)(que)確(que)(que)定(ding)(ding)(ding)(ding)。
二、 初始設置
固定資產(chan)(chan)系(xi)統(tong)的初(chu)始設置主要包括資產(chan)(chan)類別、使用或(huo)保管部門(men)、資產(chan)(chan)使用狀況(kuang)、資產(chan)(chan)增減方式等等，其中還涉(she)及許多(duo)代(dai)碼信息，必(bi)須一(yi)一(yi)定義并輸(shu)入(ru)完整的數據(ju)資料。
1．資產類別設置
為了準確(que)核算和統(tong)計固定(ding)資產，必(bi)(bi)須(xu)對固定(ding)資產進行科學分類(lei)(lei)。企業可(ke)根據自身(shen)的(de)特點和管理要求，確(que)定(ding)一個較(jiao)為合理的(de)資產分類(lei)(lei)方法，并將設置內容(rong)輸入系統(tong)。資產類(lei)(lei)別(bie)(bie)(bie)設置可(ke)能包(bao)括(kuo)許多(duo)內容(rong)，例(li)如，包(bao)括(kuo)類(lei)(lei)別(bie)(bie)(bie)編(bian)(bian)碼(ma)(ma)、名(ming)稱、使用(yong)年限、凈殘(can)值率、計量單位、計提(ti)屬性(xing)、折舊(jiu)方法、卡(ka)片樣式等等。資產類(lei)(lei)別(bie)(bie)(bie)編(bian)(bian)碼(ma)(ma)必(bi)(bi)須(xu)唯一，同一上級(ji)的(de)類(lei)(lei)別(bie)(bie)(bie)名(ming)稱也不能相同，而且類(lei)(lei)別(bie)(bie)(bie)編(bian)(bian)碼(ma)(ma)、名(ming)稱、計提(ti)屬性(xing)、卡(ka)片樣式不能為空(kong)。
2．部門設(she)置
固定(ding)資(zi)產的使(shi)用(yong)、保管(guan)和維護(hu)都必(bi)須(xu)(xu)確定(ding)到(dao)具體部門(men)(men)(men)(men)(men)，部門(men)(men)(men)(men)(men)設置即將所有(you)可能(neng)涉及的部門(men)(men)(men)(men)(men)預(yu)先輸入系(xi)統(tong)，以便引用(yong)。部門(men)(men)(men)(men)(men)檔案(an)一般包含部門(men)(men)(men)(men)(men)編碼(ma)(ma)、名稱、負(fu)責人(ren)(ren)、部門(men)(men)(men)(men)(men)屬性(xing)等(deng)信(xin)息。必(bi)須(xu)(xu)按照建(jian)賬(zhang)時定(ding)義的部門(men)(men)(men)(men)(men)編碼(ma)(ma)規則給部門(men)(men)(men)(men)(men)編碼(ma)(ma)，許(xu)多系(xi)統(tong)都采用(yong)分(fen)級編碼(ma)(ma)，編碼(ma)(ma)不(bu)能(neng)省略而且必(bi)須(xu)(xu)唯一，部門(men)(men)(men)(men)(men)名稱也必(bi)須(xu)(xu)錄入。部門(men)(men)(men)(men)(men)屬性(xing)可包括電(dian)話、地址、備注、負(fu)責人(ren)(ren)等(deng)輔
助信息。
3．折舊科目(mu)設置(zhi)
資(zi)產計(ji)(ji)提折(zhe)舊(jiu)(jiu)后(hou)必(bi)須(xu)把(ba)折(zhe)舊(jiu)(jiu)歸(gui)人成本或費(fei)用，所(suo)以(yi)在初始化時(shi)必(bi)須(xu)設(she)定折(zhe)舊(jiu)(jiu)科目(mu)，以(yi)便(bian)每月(yue)(yue)計(ji)(ji)提折(zhe)舊(jiu)(jiu)之后(hou)系統(tong)能按此科目(mu)自動編制轉賬(zhang)憑證(zheng)。在實際(ji)工作(zuo)中有些企業是按部(bu)門(men)歸(gui)集折(zhe)舊(jiu)(jiu)費(fei)用的，即一個部(bu)門(men)內的資(zi)產的折(zhe)舊(jiu)(jiu)費(fei)用將歸(gui)集到一個固(gu)定的科目(mu)，這時(shi)可以(yi)指(zhi)(zhi)定部(bu)門(men)與折(zhe)舊(jiu)(jiu)科目(mu)的對應(ying)關系。例(li)如(ru)，管(guan)理部(bu)門(men)的設(she)備如(ru)果指(zhi)(zhi)定折(zhe)舊(jiu)(jiu)科目(mu)為“管(guan)理費(fei)用——折(zhe)舊(jiu)(jiu) 費(fei)”，則每月(yue)(yue)計(ji)(ji)提折(zhe)舊(jiu)(jiu)時(shi)作(zuo)如(ru)下分錄：
借(jie)：管理費用——折舊費
貸(dai)：累計折舊
同(tong)樣，如果生(sheng)產部門的(de)設備折(zhe)舊科目(mu)指定為“制造費(fei)用(yong)——折(zhe)舊費(fei)”，則每(mei)月計提折(zhe)舊時作如下(xia)分錄(lu)：
借(jie)：制造費(fei)用——折舊費(fei)
貸：累(lei)計折舊
當然，也有些企業是按資產類(lei)別分攤計提折(zhe)舊費(fei)用的，甚至(zhi)完(wan)全(quan)沒有規律，即同(tong)一(yi)個(ge)部門、同(tong)一(yi)類(lei)資產的折(zhe)舊費(fei)用可能分攤到(dao)不同(tong)的科目，這時就必須逐一(yi)指(zhi)定資產的折(zhe)舊科目。
4.固定資產增減方式的設置(zhi)
固定資(zi)(zi)產增加(jia)(jia)和減(jian)少都有若干種不同的情況(kuang)，設置增減(jian)方式(shi)正(zheng)是為了區分資(zi)(zi)產增加(jia)(jia)的來源和減(jian)少的原(yuan)因，用以確(que)定資(zi)(zi)產計(ji)價(jia)和處(chu)理的原(yuan)則，并可分別對增減(jian)進行匯(hui)總管理。企業資(zi)(zi)產增加(jia)(jia)的方式(shi)主要有直接購買、投資(zi)(zi)者投入(ru)、捐贈(zeng)、盤盈、在(zai)建工程(cheng)轉入(ru)、融資(zi)(zi)租人等等；
減少的(de)方式主要有出售、盤虧、投資(zi)(zi)轉出、捐贈轉出、報(bao)廢、毀損、融資(zi)(zi)租出等。
5.固定(ding)資產使用(yong)善狀況設(she)置
固定資(zi)(zi)產使用(yong)狀況與(yu)資(zi)(zi)產核算和管理密切相關，不僅(jin)影響(xiang)到正確計算和計提(ti)折舊，而且企(qi)業也需要按(an)固定資(zi)(zi)產的使用(yong)情況進(jin)行統計，以了解和提(ti)高資(zi)(zi)產的利(li)用(yong)效率。資(zi)(zi)產的使用(yong)狀況主(zhu)要有：在(zai)用(yong)、季節性停用(yong)、經營性出(chu)租(zu)、大(da)修理停用(yong)、不需用(yong)、來使用(yong)等。
6.固定資產折舊方法的設置
設置(zhi)固(gu)定資(zi)產折(zhe)(zhe)舊(jiu)方法(fa)(fa)(fa)(fa)是系統自動計(ji)算折(zhe)(zhe)舊(jiu)的(de)基礎。如前所述，固(gu)定資(zi)產的(de)折(zhe)(zhe)舊(jiu)方法(fa)(fa)(fa)(fa)主要有平(ping)均年限(xian)法(fa)(fa)(fa)(fa)即(ji)直線法(fa)(fa)(fa)(fa)、工作量法(fa)(fa)(fa)(fa)、雙倍余額遞(di)減法(fa)(fa)(fa)(fa)和年數總和法(fa)(fa)(fa)(fa)即(ji)合計(ji)年限(xian)法(fa)(fa)(fa)(fa)，此外(wai)，有些(xie)系統還提供自定義折(zhe)(zhe)舊(jiu)法(fa)(fa)(fa)(fa)和不折(zhe)(zhe)舊(jiu)的(de)選(xuan)擇。
三(san)、 裝入固定資(zi)產初始卡片
1．固定資產(chan)卡片結構
通用固定資(zi)(zi)產(chan)(chan)卡片包(bao)括資(zi)(zi)產(chan)(chan)編號(hao)、資(zi)(zi)產(chan)(chan)名稱、類(lei)別(bie)編號(hao)、規格型號(hao)、所(suo)屬部門、增加方式(shi)、存放地(di)點、使用狀況、使用年(nian)限(xian)、折(zhe)舊方法、啟用日期(qi)、已折(zhe)舊月(yue)份、幣(bi)種、原(yuan)值、凈殘(can)值率、凈殘(can)值、累計折(zhe)舊、月(yue)折(zhe)舊率、月(yue)折(zhe)舊額、對應折(zhe)舊科目。
此外，企(qi)業還可(ke)以(yi)根據(ju)實際情況自行(xing)增(zeng)加(jia)(jia)一(yi)些項(xiang)目(mu)。例(li)如，車牌照號(hao)、出廠(chang)日期、電話(hua)、號(hao)碼、公司名稱、技(ji)術參數、技(ji)術資料(liao)編號(hao)、建筑承包商、生產廠(chang)商等等。增(zeng)加(jia)(jia)項(xiang)目(mu)之(zhi)后還可(ke)以(yi)進(jin)行(xing)卡片(pian)設計(ji)，根據(ju)企(qi)業需要設計(ji)出具有特色(se)的卡片(pian)。
固(gu)定資(zi)產卡片字(zi)段不少都(dou)可顧名思(si)義，所(suo)以下(xia)面只對其中幾個主要項目作(zuo)簡單(dan)介紹。
(1)資(zi)(zi)產(chan)編(bian)號：資(zi)(zi)產(chan)編(bian)號是具有(you)唯一(yi)性(xing)的確定每項資(zi)(zi)產(chan)的編(bian)號，一(yi)般采用分(fen)組碼。
(2)增加(jia)方式：用于區分固(gu)定資(zi)產的(de)來源。如上所述(shu)，固(gu)定資(zi)產按來源可(ke)分為直接購買(mai)、投(tou)資(zi)者投(tou)入、捐(juan)贈、盤盈、在建工(gong)程(cheng)轉入、融資(zi)租入等(deng)。
(3)所屑部門(men)：即(ji)對固定資(zi)產保管使用的(de)部門(men)。對于要(yao)進行車(che)間核算的(de)企業(ye)它是明確折舊(jiu)費用分(fen)配的(de)一個重要(yao)依據(ju)，因為折舊(jiu)費可(ke)以(yi)先轉入車(che)間制造費用，再分(fen)配到具體產品。
(4)使用狀況：用于區分(fen)固定資產的(de)(de)使用狀態，既是(shi)統計的(de)(de)關(guan)鍵字，也是(shi)一(yi)項固定資產是(shi)否計提折舊的(de)(de)依據。
(5)折舊(jiu)方(fang)法(fa)：確定對于(yu)某一項(xiang)固定資產(chan)到(dao)底(di)采(cai)用什么方(fang)法(fa)計算(suan)折舊(jiu)。
(6)啟(qi)用日(ri)期：即固定資(zi)產開始使(shi)用的日(ri)期，系統將從這個(ge)日(ri)期開始自動(dong)計算已計提(ti)折舊的月份。
(7)原值(zhi)和(he)累(lei)計(ji)折(zhe)舊：原值(zhi)即記錄入(ru)賬(zhang)的(de)價值(zhi)；累(lei)計(ji)折(zhe)舊用于(yu)登記已經(jing)提取(qu)折(zhe)舊的(de)累(lei)計(ji)額。據此可以(yi)計(ji)算(suan)固定資產的(de)凈值(zhi)。
(8)對(dui)應折舊科目(mu)：指該項固定資產在每月(yue)計提折舊時的借方科目(mu)，系統將根據該項設置，每月(yue)自動(dong)編制固定資產折舊轉賬憑證。
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初(chu)始(shi)化主要是錄(lu)入(ru)初(chu)始(shi)卡片
在(zai)正(zheng)式啟用固定(ding)資(zi)(zi)產(chan)系(xi)統(tong)進行核算前，必須將企業現有固定(ding)資(zi)(zi)產(chan)的(de)卡片(pian)資(zi)(zi)料錄(lu)入(ru)系(xi)統(tong)，以保持歷史資(zi)(zi)料的(de)連(lian)續性(xing)。這是(shi)一項十(shi)分重(zhong)要而又艱巨(ju)的(de)任務(wu)。說(shuo)它重(zhong)要是(shi)因為(wei)如果不將現有卡片(pian)全部錄(lu)入(ru)系(xi)統(tong)，軟件將無(wu)法正(zheng)確計提折舊和(he)提供完整的(de)統(tong)汁資(zi)(zi)料。說(shuo)它艱巨(ju)則因為(wei)：
第一(yi)，一(yi)般(ban)企業的固(gu)定資(zi)產數量繁多，錄(lu)(lu)入工作量很大；第二，原始卡片的資(zi)料往往不完整(zheng)，例如，手工會計條(tiao)件下(xia)一(yi)般(ban)按類折舊(jiu)(jiu)，沒有單獨記錄(lu)(lu)每件資(zi)產的累計折舊(jiu)(jiu)，錄(lu)(lu)入之(zhi)前必(bi)須(xu)逐(zhu)一(yi)確定每件資(zi)產的已(yi)提折舊(jiu)(jiu)額。
在錄(lu)入初始卡(ka)片的過程中(zhong)應該注(zhu)意：
(1)與計提折(zhe)舊(jiu)有(you)(you)關的(de)(de)項(xiang)目(mu)錄(lu)入后，不少軟件系統會自(zi)動按(an)照輸入的(de)(de)內容將本月(yue)(yue)應提的(de)(de)折(zhe)舊(jiu)額顯示在“月(yue)(yue)折(zhe)舊(jiu)額”項(xiang)目(mu)內，會計人員可據此檢(jian)查是否有(you)(you)錄(lu)入錯誤。
(2)原值、累計折舊、累計工(gong)作量錄(lu)(lu)入的(de)一定要(yao)是(shi)卡片錄(lu)(lu)入月月初的(de)價值，否(fou)則將會(hui)出現計算錯誤。
(3)已計提(ti)月(yue)份(fen)必(bi)須嚴格按照該(gai)資產已經計提(ti)的(de)月(yue)份(fen)數，不包括使用期間停(ting)用等不計提(ti)折舊的(de)月(yue)份(fen)，否(fou)則不能正確(que)計算折舊。
(4)在(zai)輸入過(guo)程中操作員可以對錯誤(wu)卡片(pian)進行必要的(de)修改(gai)，這種(zhong)修改(gai)是無痕跡修改(gai)，即修改(gai)前的(de)內容在(zai)任何查看狀態都將(jiang)不能看到。
最后必(bi)須強調(diao)，錄入初始(shi)卡片(pian)是系統(tong)初始(shi)化的一項內容，系統(tong)一旦正式啟用，該項功能將被屏蔽，不能再用。
初始(shi)化主要(yao)包括以下(xia)幾(ji)個方(fang)面。
一、 建立賬套
固定(ding)(ding)(ding)(ding)資產數據以賬套為單(dan)位(wei)進(jin)行管理，所(suo)(suo)以初(chu)始化的(de)第(di)一步(bu)是(shi)建(jian)(jian)立(li)賬套，并(bing)設置賬套參數。賬套參數主要包括啟用(yong)月(yue)(yue)份、折(zhe)(zhe)舊(jiu)(jiu)規(gui)則、編(bian)碼(ma)方案、財務接口以及(ji)其他一些約定(ding)(ding)(ding)(ding)或規(gui)則。其中(zhong)，折(zhe)(zhe)舊(jiu)(jiu)規(gui)則用(yong)于確(que)(que)定(ding)(ding)(ding)(ding)折(zhe)(zhe)舊(jiu)(jiu)匯(hui)總分(fen)配周期、是(shi)否月(yue)(yue)初(chu)折(zhe)(zhe)舊(jiu)(jiu)等(deng)(deng)；編(bian)碼(ma)方案包括確(que)(que)定(ding)(ding)(ding)(ding)資產、部門等(deng)(deng)代碼(ma)的(de)設置規(gui)則，例如，確(que)(que)定(ding)(ding)(ding)(ding)資產類別使用(yong)國家規(gui)定(ding)(ding)(ding)(ding)的(de)4級(ji)6位(wei)編(bian)碼(ma)，即(ji)2—1—1—2分(fen)類編(bian)碼(ma)；財務接口用(yong)于確(que)(que)定(ding)(ding)(ding)(ding)與總賬的(de)對賬科目(mu)、折(zhe)(zhe)舊(jiu)(jiu)科目(mu)等(deng)(deng)等(deng)(deng)。當(dang)然(ran)，這些參數在建(jian)(jian)賬完成后一般是(shi)不能修改的(de)，所(suo)(suo)以必須(xu)經(jing)過周密考慮之后正確(que)(que)確(que)(que)定(ding)(ding)(ding)(ding)。
二、 初始設置
固定資產(chan)(chan)系(xi)統(tong)的初(chu)始設置主要包括資產(chan)(chan)類別、使用或(huo)保管部門(men)、資產(chan)(chan)使用狀況(kuang)、資產(chan)(chan)增減方式等等，其中還涉(she)及許多(duo)代(dai)碼信息，必(bi)須一(yi)一(yi)定義并輸(shu)入(ru)完整的數據(ju)資料。
1．資產類別設置
為了準確(que)核算和統(tong)計固定(ding)資產，必(bi)(bi)須(xu)對固定(ding)資產進行科學分類(lei)(lei)。企業可(ke)根據自身(shen)的(de)特點和管理要求，確(que)定(ding)一個較(jiao)為合理的(de)資產分類(lei)(lei)方法，并將設置內容(rong)輸入系統(tong)。資產類(lei)(lei)別(bie)(bie)(bie)設置可(ke)能包(bao)括(kuo)許多(duo)內容(rong)，例(li)如，包(bao)括(kuo)類(lei)(lei)別(bie)(bie)(bie)編(bian)(bian)碼(ma)(ma)、名(ming)稱、使用(yong)年限、凈殘(can)值率、計量單位、計提(ti)屬性(xing)、折舊(jiu)方法、卡(ka)片樣式等等。資產類(lei)(lei)別(bie)(bie)(bie)編(bian)(bian)碼(ma)(ma)必(bi)(bi)須(xu)唯一，同一上級(ji)的(de)類(lei)(lei)別(bie)(bie)(bie)名(ming)稱也不能相同，而且類(lei)(lei)別(bie)(bie)(bie)編(bian)(bian)碼(ma)(ma)、名(ming)稱、計提(ti)屬性(xing)、卡(ka)片樣式不能為空(kong)。
2．部門設(she)置
固定(ding)資(zi)產的使(shi)用(yong)、保管(guan)和維護(hu)都必(bi)須(xu)(xu)確定(ding)到(dao)具體部門(men)(men)(men)(men)(men)，部門(men)(men)(men)(men)(men)設置即將所有(you)可能(neng)涉及的部門(men)(men)(men)(men)(men)預(yu)先輸入系(xi)統(tong)，以便引用(yong)。部門(men)(men)(men)(men)(men)檔案(an)一般包含部門(men)(men)(men)(men)(men)編碼(ma)(ma)、名稱、負(fu)責人(ren)(ren)、部門(men)(men)(men)(men)(men)屬性(xing)等(deng)信(xin)息。必(bi)須(xu)(xu)按照建(jian)賬(zhang)時定(ding)義的部門(men)(men)(men)(men)(men)編碼(ma)(ma)規則給部門(men)(men)(men)(men)(men)編碼(ma)(ma)，許(xu)多系(xi)統(tong)都采用(yong)分(fen)級編碼(ma)(ma)，編碼(ma)(ma)不(bu)能(neng)省略而且必(bi)須(xu)(xu)唯一，部門(men)(men)(men)(men)(men)名稱也必(bi)須(xu)(xu)錄入。部門(men)(men)(men)(men)(men)屬性(xing)可包括電(dian)話、地址、備注、負(fu)責人(ren)(ren)等(deng)輔
助信息。
3．折舊科目(mu)設置(zhi)
資(zi)產計(ji)(ji)提折(zhe)舊(jiu)(jiu)后(hou)必(bi)須(xu)把(ba)折(zhe)舊(jiu)(jiu)歸(gui)人成本或費(fei)用，所(suo)以(yi)在初始化時(shi)必(bi)須(xu)設(she)定折(zhe)舊(jiu)(jiu)科目(mu)，以(yi)便(bian)每月(yue)(yue)計(ji)(ji)提折(zhe)舊(jiu)(jiu)之后(hou)系統(tong)能按此科目(mu)自動編制轉賬(zhang)憑證(zheng)。在實際(ji)工作(zuo)中有些企業是按部(bu)門(men)歸(gui)集折(zhe)舊(jiu)(jiu)費(fei)用的，即一個部(bu)門(men)內的資(zi)產的折(zhe)舊(jiu)(jiu)費(fei)用將歸(gui)集到一個固(gu)定的科目(mu)，這時(shi)可以(yi)指(zhi)(zhi)定部(bu)門(men)與折(zhe)舊(jiu)(jiu)科目(mu)的對應(ying)關系。例(li)如(ru)，管(guan)理部(bu)門(men)的設(she)備如(ru)果指(zhi)(zhi)定折(zhe)舊(jiu)(jiu)科目(mu)為“管(guan)理費(fei)用——折(zhe)舊(jiu)(jiu) 費(fei)”，則每月(yue)(yue)計(ji)(ji)提折(zhe)舊(jiu)(jiu)時(shi)作(zuo)如(ru)下分錄：
借(jie)：管理費用——折舊費
貸(dai)：累計折舊
同(tong)樣，如果生(sheng)產部門的(de)設備折(zhe)舊科目(mu)指定為“制造費(fei)用(yong)——折(zhe)舊費(fei)”，則每(mei)月計提折(zhe)舊時作如下(xia)分錄(lu)：
借(jie)：制造費(fei)用——折舊費(fei)
貸：累(lei)計折舊
當然，也有些企業是按資產類(lei)別分攤計提折(zhe)舊費(fei)用的，甚至(zhi)完(wan)全(quan)沒有規律，即同(tong)一(yi)個(ge)部門、同(tong)一(yi)類(lei)資產的折(zhe)舊費(fei)用可能分攤到(dao)不同(tong)的科目，這時就必須逐一(yi)指(zhi)定資產的折(zhe)舊科目。
4.固定資產增減方式的設置(zhi)
固定資(zi)(zi)產增加(jia)(jia)和減(jian)少都有若干種不同的情況(kuang)，設置增減(jian)方式(shi)正(zheng)是為了區分資(zi)(zi)產增加(jia)(jia)的來源和減(jian)少的原(yuan)因，用以確(que)定資(zi)(zi)產計(ji)價(jia)和處(chu)理的原(yuan)則，并可分別對增減(jian)進行匯(hui)總管理。企業資(zi)(zi)產增加(jia)(jia)的方式(shi)主要有直接購買、投資(zi)(zi)者投入(ru)、捐贈(zeng)、盤盈、在(zai)建工程(cheng)轉入(ru)、融資(zi)(zi)租人等等；
減少的(de)方式主要有出售、盤虧、投資(zi)(zi)轉出、捐贈轉出、報(bao)廢、毀損、融資(zi)(zi)租出等。
5.固定(ding)資產使用(yong)善狀況設(she)置
固定資(zi)(zi)產使用(yong)狀況與(yu)資(zi)(zi)產核算和管理密切相關，不僅(jin)影響(xiang)到正確計算和計提(ti)折舊，而且企(qi)業也需要按(an)固定資(zi)(zi)產的使用(yong)情況進(jin)行統計，以了解和提(ti)高資(zi)(zi)產的利(li)用(yong)效率。資(zi)(zi)產的使用(yong)狀況主(zhu)要有：在(zai)用(yong)、季節性停用(yong)、經營性出(chu)租(zu)、大(da)修理停用(yong)、不需用(yong)、來使用(yong)等。
6.固定資產折舊方法的設置
設置(zhi)固(gu)定資(zi)產折(zhe)(zhe)舊(jiu)方法(fa)(fa)(fa)(fa)是系統自動計(ji)算折(zhe)(zhe)舊(jiu)的(de)基礎。如前所述，固(gu)定資(zi)產的(de)折(zhe)(zhe)舊(jiu)方法(fa)(fa)(fa)(fa)主要有平(ping)均年限(xian)法(fa)(fa)(fa)(fa)即(ji)直線法(fa)(fa)(fa)(fa)、工作量法(fa)(fa)(fa)(fa)、雙倍余額遞(di)減法(fa)(fa)(fa)(fa)和年數總和法(fa)(fa)(fa)(fa)即(ji)合計(ji)年限(xian)法(fa)(fa)(fa)(fa)，此外(wai)，有些(xie)系統還提供自定義折(zhe)(zhe)舊(jiu)法(fa)(fa)(fa)(fa)和不折(zhe)(zhe)舊(jiu)的(de)選(xuan)擇。
三(san)、 裝入固定資(zi)產初始卡片
1．固定資產(chan)卡片結構
通用固定資(zi)(zi)產(chan)(chan)卡片包(bao)括資(zi)(zi)產(chan)(chan)編號(hao)、資(zi)(zi)產(chan)(chan)名稱、類(lei)別(bie)編號(hao)、規格型號(hao)、所(suo)屬部門、增加方式(shi)、存放地(di)點、使用狀況、使用年(nian)限(xian)、折(zhe)舊方法、啟用日期(qi)、已折(zhe)舊月(yue)份、幣(bi)種、原(yuan)值、凈殘(can)值率、凈殘(can)值、累計折(zhe)舊、月(yue)折(zhe)舊率、月(yue)折(zhe)舊額、對應折(zhe)舊科目。
此外，企(qi)業還可(ke)以(yi)根據(ju)實際情況自行(xing)增(zeng)加(jia)(jia)一(yi)些項(xiang)目(mu)。例(li)如，車牌照號(hao)、出廠(chang)日期、電話(hua)、號(hao)碼、公司名稱、技(ji)術參數、技(ji)術資料(liao)編號(hao)、建筑承包商、生產廠(chang)商等等。增(zeng)加(jia)(jia)項(xiang)目(mu)之(zhi)后還可(ke)以(yi)進(jin)行(xing)卡片(pian)設計(ji)，根據(ju)企(qi)業需要設計(ji)出具有特色(se)的卡片(pian)。
固(gu)定資(zi)產卡片字(zi)段不少都(dou)可顧名思(si)義，所(suo)以下(xia)面只對其中幾個主要項目作(zuo)簡單(dan)介紹。
(1)資(zi)(zi)產(chan)編(bian)號：資(zi)(zi)產(chan)編(bian)號是具有(you)唯一(yi)性(xing)的確定每項資(zi)(zi)產(chan)的編(bian)號，一(yi)般采用分(fen)組碼。
(2)增加(jia)方式：用于區分固(gu)定資(zi)產的(de)來源。如上所述(shu)，固(gu)定資(zi)產按來源可(ke)分為直接購買(mai)、投(tou)資(zi)者投(tou)入、捐(juan)贈、盤盈、在建工(gong)程(cheng)轉入、融資(zi)租入等(deng)。
(3)所屑部門(men)：即(ji)對固定資(zi)產保管使用的(de)部門(men)。對于要(yao)進行車(che)間核算的(de)企業(ye)它是明確折舊(jiu)費用分(fen)配的(de)一個重要(yao)依據(ju)，因為折舊(jiu)費可(ke)以(yi)先轉入車(che)間制造費用，再分(fen)配到具體產品。
(4)使用狀況：用于區分(fen)固定資產的(de)(de)使用狀態，既是(shi)統計的(de)(de)關(guan)鍵字，也是(shi)一(yi)項固定資產是(shi)否計提折舊的(de)(de)依據。
(5)折舊(jiu)方(fang)法(fa)：確定對于(yu)某一項(xiang)固定資產(chan)到(dao)底(di)采(cai)用什么方(fang)法(fa)計算(suan)折舊(jiu)。
(6)啟(qi)用日(ri)期：即固定資(zi)產開始使(shi)用的日(ri)期，系統將從這個(ge)日(ri)期開始自動(dong)計算已計提(ti)折舊的月份。
(7)原值(zhi)和(he)累(lei)計(ji)折(zhe)舊：原值(zhi)即記錄入(ru)賬(zhang)的(de)價值(zhi)；累(lei)計(ji)折(zhe)舊用于(yu)登記已經(jing)提取(qu)折(zhe)舊的(de)累(lei)計(ji)額。據此可以(yi)計(ji)算(suan)固定資產的(de)凈值(zhi)。
(8)對(dui)應折舊科目(mu)：指該項固定資產在每月(yue)計提折舊時的借方科目(mu)，系統將根據該項設置，每月(yue)自動(dong)編制固定資產折舊轉賬憑證。
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